Konzentration bei der Arbeit
4 Tipps für Deinen Arbeitsalltag
Gastbeitrag von Assistent Carl
Ein ganz normaler Arbeitstag...
Der Bericht muss morgen fertig sein. Und mit der Präsentation für nächste Woche hast Du noch nicht mal angefangen. Wie wichtig die Präsentation ist, das hat der Chef mehrmals eindringlich erklärt. Vielleicht solltest Du doch erst damit anfangen? Moment. Das Handy klingelt. Zum Glück war es nicht wichtig. Eine weitere Aufgabe wäre jetzt auch zu viel gewesen. Wo warst Du jetzt nochmal? Machst Du mit dem Bericht weiter oder beginnst Du doch lieber mit der Präsentation? Nicht, dass der Chef nachfragt und Du hast noch gar nichts. Eine E-Mail poppt auf dem Bildschirm auf. Ein Kollege will nur wissen, ob Du beim Betriebsbowling mitmachen möchtest. Für sowas hast Du jetzt gerade echt keinen Kopf….
Arbeiten im digitalen Zeitalter
Das beschriebene Szenario kommt Dir sicher in großen Teilen bekannt vor. Wir leben im digitalen Zeitalter. Das beinhaltet unter anderem, dass wir immer und überall erreichbar sind. Dadurch vermischen sich die einzelnen Lebensfelder. Wir sind bei der Arbeit für unsere Familie und Freunde erreichbar und eine berufliche Mail, die uns während unseres Feierabends auf der Couch erreicht, beantworten wir eben auch noch schnell. Uns erreichen zu viele Informationen aus diversen Bereichen des Lebens zur gleichen Zeit. Und das zusätzlich rund um die Uhr. Durch diese Flut an Informationen, die ständige Erreichbarkeit und die vielen Ablenkungen geraten wir häufiger mal in eine Produktivitätskrise.
PAID
Der Autor Rasmus Hougaard bezeichnet unsere Zeit als sogenannte PAID-Reality.
P- Pressure
A- Always on
I- Information overload
D- Distraction
Kurz zusammengefasst bedeutet das, dass wir viel Druck erleben, dies die ganze Zeit ohne Ruhepause und zusätzlich werden wir noch mit Informationen überhäuft und abgelenkt. Wie soll man sich da noch konzentrieren können?
Gedankenwandern
Erschwerend kommt das sogenannte Gedankenwandern hinzu. Beim Gedankenwandern schaltet man auf Autopilot. Wir fangen nicht bewusst an, über eine Sache nachzudenken, sondern „geraten in den Gedanken“ einfach so hinein. Uns gelingt es häufig nicht, konzentriert bei der Sache zu bleiben, sondern wir schweifen ab. Die Forscherin Gloria Mark konnte zeigen, dass wir alle 11 Minuten unsere Arbeit unterbrechen. Erst nach 25 Minuten kehren wir wieder zu unserer eigentlichen Aufgabe zurück.
Multitasking
Sicherlich gibt es Menschen, die multitaskingfähig sind. Aber das sind leider die wenigsten. Studien haben gezeigt, dass Multitasking die Produktivität um 40% senkt. Außerdem führt es zu einem höheren Stresserleben und leider auch noch dazu, dass sich mehr Fehler in unsere Arbeit schleichen. Um die Tipps später besser verstehen zu können, muss noch erwähnt werden, dass zu Multitasking nicht nur das Wechseln zwischen Aufgaben gehört, sondern jede Form der Aufmerksamkeitsspaltung. Bleiben also viele Fenster auf dem Desktop geöffnet, Anrufe auf laut gestellt und leuchten Benachrichtigungen auf, so gehört das auch zum Multitasking.
4 Tipps
Das Geheimnis liegt also in unserer Aufmerksamkeit. Wenn wir es schaffen, unsere Aufmerksamkeit aufzubauen und sie trotz Ablenkungen aufrechtzuerhalten, dann sollten wir unser Produktivitätsproblem in den Griff bekommen. Hierzu möchte ich Dir gerne vier einfache Tipps mit an die Hand geben:
- Setze Prioritäten
- Gestalte Deine Umgebung konzentrationsfreundlich
- Beseitige Ablenkungen
- Lerne „Nein“ zu sagen
1. Setze Prioritäten
Der erste Tipp klingt sehr simpel, hilft Dir aber dabei, den Fokus zu behalten, während Du konzentriert eine Aufgabe erledigst. Notiere Dir in einem ruhigeren Moment die Aufgaben, die du noch zu erledigen hast. Anschließend kannst du sie nach Wichtigkeit sortieren. Der große Nutzen liegt vor allem darin, dass Du in einer Konzentrationsphase nicht darüber nachdenken musst, was Du noch zu erledigen hast. Im Unterbewusstsein hast du nämlich die Gewissheit, dass im Moment nichts Wichtigeres ansteht. Außerdem schweifst Du auch weniger zu einer inneren To-Do-Liste ab. Alles, was es noch zu erledigen gilt, steht auf Deiner Liste, die Du nach Beendigung der aktuellen Aufgabe wieder zu Rate ziehen kannst.
2. Gestalte Deine Umgebung konzentrationsfreundlich
Bilder vom letzten Urlaub, Kalender mit lustigen Sprüchen und kleine Aufmerksamkeiten der Kollegen. All das sind schöne Dinge, sie lenken Dich aber von deiner Arbeit ab. Für Deinen Schreibtisch gilt: weniger ist mehr. Bewahre nur die für die Aufgabe relevanten Gegenstände auf deinem Schreibtisch und halte Ordnung. Nicht zu unrecht bezeichnet man einen geordneten Schreibtisch als Spiegelbild geordneter Gedanken. Suche Dir außerdem einen ruhigen Platz oder zumindest einen Ort mit einer gleichmäßigen Lautstärke. Jedes überraschende Geräusch hat das Potential, uns aus unseren Gedanken zu reißen.
3. Beseitige Ablenkungen
Eigentlich könnte dieser Tipp auch zu 2. gehören, allerdings ist er so wichtig, dass ihm ein eigener Absatz gebührt: Verwalte die Töne und die Benachrichtigungen deines Handys und deines Computers und stelle sie konzentrationsfreundlich ein!
Aufleuchtende Benachrichtigungen und Klingeltöne sind absolute Konzentrationskiller und fördern außerdem Gedankenwandern. Siehst du auf deinem Handy eine private Nachricht für das für den Abend geplante Grillen, bist du vermutlich gedanklich direkt wo ganz anders. Schalte deshalb Dein Handy auf lautlos, lege es außer Sichtweise oder stell alternativ wichtige Kontakte (Chef, bestimmte Kunden etc.) auf laut. Ebenso kannst du bei aufleuchtenden Benachrichtigungen auf Deinem Laptop verfahren. So bleibst Du länger ungestört und sollte doch mal eine Nachricht zu Dir durchdringen, so sind es meist wichtige Nachrichten, die Du auch nicht verpassen solltest.
4. Lerne „Nein“ zu sagen
Ein gutes Arbeitsklima unter Kollegen ist natürlich wichtig. Es ist schön, wenn man gerne zur Arbeit geht, weil man die Menschen dort schätzt. Das heißt aber nicht, dass wir jeden Gefallen zu jedem Zeitpunkt tun sollten. Manchmal lohnt es sich „Nein“ zu sagen oder um Ruhe zu bitten, wenn ein Kollege unangekündigt zu einem ungünstigen Zeitpunkt auf ein Pläuschchen vorbeischaut. Natürlich sollte man das gut begründen und dabei freundlich bleiben. Allerdings müssen wir unsere Konzentrationsphasen auch hier schützen.
Fazit
Die Konzentrationsfähigkeit lässt sich auf viele verschiedene Arten erhöhen. Diese vier einfachen Tipps, die ich Dir hier aber auf den Weg mitgebe, lassen sich aber schon gleich morgen umsetzen. Laut dem Pareto-Prinzip (auch 80-zu-20-Regel genannt) erreicht kann man 80% der Ergebnisse mit 20% des Gesamtaufwandes erreichen, während man für die restlichen 20% des Wunschzustandes 80% der Arbeit investieren muss. Ich wünsche Dir, dass du mit den Tipps mit minimalem Aufwand deine Konzentration maximal steigern kannst